行政公文处理若干规定(试行)
公文是有法定效力和规范体式的公务文书，为使我院行政公文处理工作规范化、制度化、程序化，根据国发[2000]23号文《国家行政机关公文处理办法》，结合我院实际情况，特制定本规定。
一、学院公文处理机构及其任务
院长办公室是学院行政公文处理的管理机构，负责制订、落实公文处理业务规范，并对学院各部门的公文处理进行监督和指导。
各部门应明确专职或兼职的文秘人员负责本部门公文处理工作。学院行政公文必须由院长办公室及各行政部门的文秘人员统一收发、用印、立卷、归档和销毁。
公文处理必须做到及时、准确、安全，并严格执行保密规定，保
守国家秘密。
公文处理工作由学院主管院长及各行政负责人分级负责。
二、行文种类
我院行文种类主要有：
1、决定：对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关单位或人员。
2、通告：在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。
3、通知：批转下级单位的公文、转发上级单位和不相隶属单位的公文、发布规章、传达要求下级单位办理和有关单位周知或者共同执行的事项。
4、通报：表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。
5、报告：向上级单位汇报工作，反映情况，提出意见或建议，答复上级单位的询问。
6、请示：向上级单位请求指示、批准。
7、批复：答复下级单位请示事项。
8、函：不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复问题，向不相隶属的有关主管部门请求批准等。
9、会议纪要：记载、传达会议等情况和议定事项。
三、公文格式
公文一般由秘密等级、紧急程度、发文字号、标题1／主送单位、正文、附件说明、成文日期、印章、附件、主题词、抄送单位等部分组成。各组成部分要求如下：
1、秘密公文。应当按照国家秘密密级具体范围的规定，在首页右上角分别标明“绝密”、“机密”、“秘密”。
2、紧急公文。应当在首页右上角秘密等级之上分别标明“特急”、“急件”。
3、公文标题。应当完整、准确、简要，即一般应当标明发文单位名称、公文主要内容和公文种类。
4、公文发文字号。包括单位、部门简称、年份、序号，置于公文文头之下，红线之上并居中。发文字号由院办负责制定。
5、除“通告”、“会议纪要”外，公文应当标明主送单位名称。
6、正文。是公文主体，叙述公文主要内容，要求情况确实，观点明确，文字简练。“请示”应一事一报。
7、公文如有附件，应当在正文之下，成文日期之上加附加说明，标明附件顺序和名称。
8、成文日期，以领导签发的日期为准，应注明年、月、日(大写)。
9、除“会议纪要”外，公文都应加盖印章并使用专用红头文件纸。
10、主题词置于公文末页抄送栏之上，词目间有一个字的空格，主题词一般不超过5个。
11、抄送单位，指除主送单位外，需了解公文内容的其他有关单位。抄送单位名称置于主题词栏下。
12、以学院行政名义行文一律用“上海应用技术学院”红头文件纸。
四、公文办理
公文办理分为收文办理和发文办理
(一)收文办理
1．院长办公室收到公文后，做好收文登记、分办工作。公文一般由院办主任拟办，有必要的请分管院长批办，再确定承办部门。然后，通知承办部门文秘人员领取公文，并在收文登记本上做好记录。
2．各部门也应建立收文登记制度，文秘人员收到公文后都应作好登记，然后交领导处理。
3．公文承办完毕之后，收文随同承办过程中形成的文件及时交给文秘人员，由其集中整理立卷，归档或销毁。需长时间参考的非密级文件，经得办公室同意后，可将复印件留作参考，原件及时交文秘人员保管，以防遗失。凡是符合法规、程序的公文，一般情况下，收文单位应在一周内办复，不能办复的，要及时说明原因。急件要立即办理，以免延误工作。院办要加强督办。
（二)发文办理
发文一般包括拟稿、审核、签发、缮印、校对、用印、发送立卷、归档等程序。
1．我院发文应注意以下几点：
(1)党政公文按党政系统分别报送。行政工作中的重要问题需同时报党委的可抄送党委办公室。
（2)为保证行文正常的运转和有效处理，应逐级行文。上报院行政领导的请示或报告，应由院长办公室统一登记交分管院领导，其他部门或个人不得直接送院领导个人。按规定应由主管部门审批或先行审核的请示事项应先报主管部门处理。
(3)以行政各职能部门名义发出的文件只作校内工作之用，不得越级向上级机关承报。
(4)涉及几个单位的，应由主办单位与会办单位协商一致后再行文，如未能取得一致，应将不同意见如实上报。
(5)“报告”中不得夹带请示事项。
2．拟稿
(1)一律使用“上海应用技术学院文稿纸”。
(2)使用钢笔(水笔)或毛笔(审改、签批公文亦同样要求)。
(3)文体规范，用词用字准确，稿件一律打印成印刷体，使用简称时，首次使用全称，并加以说明，以后出现时再用简称。文字一律书写在装订线右侧。
(4)公文中的数字，应当使用阿拉伯数字。同一公文中，数字的使用前后应一致。
(5)引用公文应注明发文时间、单位、。标题和文号。
3．审核
(1)公文革拟后先由部门主管领导进行审核。部门主管领导在审核时除发文内容外，在用字规范、文章语句等方面都要注意，如修改太多，应抄清打印后再报院领导签发。
(2)凡涉及几个单位的公文r由主办部门会同有关部门负责人一并核阅和签署意见。
(3)紧急公文送审时应提出办理时限。
4．签发
(1)以学院名义下发的公文，都应由学院主管院长签发；外发公文、重要公文应由学院主要领导签发，或院长办公会议讨论后由主管院领导签发。部分例行公文，当主管院领导不在时，可由院办主任根据授权代行签发。
(2)凡以院办转发的部门公文，应先由部门领导签字，再由院办主任签发。但涉及方针、政策等重大问题的应送主管院领导审阅加签。
(3)签发公文时，应在发文纸签发栏写明“发”、“印发”、“急发”等字样。签署全名并注明年、月、日。受委托代签的要注明“代签”二字。如认为需送其他领导审阅可注明“请送××同志阅后再发”。
(4)以学院名义向上级发出的公文，应在文件编号右面印上行政主要领导签发的名字。平送或下发的公文，不必在公文上印签发。
5．编号登记
凡是学院行政公文，均由各承办部门按照院办统一制定的发文字号进行编号、登记。
6．缮印、校对打印。公文打印后交拟稿人仔细校对、审阅。
7．用印、发送缮印正确的公文，连同发稿纸由院长办公室加盖印章，1份院办留底，2份留作承办部门查阅和归档，其余按要求投送公文。
8．归档
公文发送后，承办部门的文秘人员将l份公文、发文稿纸及与之相关的文件妥善保管，并按规定期限归档。1份留作资料。
五、公文立卷、归档和销毁
1．各部门按预立卷案卷类目，将平时形成的公文分门别类地妥善保存。
2．对照收发文登记簿，经常检查公文的完整性。
3．根据《上海应用技术学院各类档案归档范围和保管期限表》对公文进行鉴别，不需归档的公文作为资料留存本部门，并在收文登记簿上作好“无须归档”标记；失去存在价值的公文，经过部门领导批准，可以定期销毁，其中密级的公文应按有关规定执行。
4．对需归档的公文按问题分类整理立眷，于公文形成的第二年6月底之前移交档案馆归档。
5．在收文登记簿上标明条款编号，以便备查。
六、此《规定》从2002年1月1日起试行。