院长办公室工作职责

一、做好助手。协助校领导做好信息收集和汇总以及综合性调查研究工作，负责起草有关文件。在制订学校改革与发展的方针、政策和贯彻执行上级的方针、政策中，提出可供领导选择的方案和措施，当好领导的参谋和助手。
二、管好事务。做好文件收发、印章管理、文书处理、来宾接待、综合调研、年鉴编撰、信息发布、网络管理、外事管理、会务组织和发布通告等全校性的政务工作。
三、搞好服务。牢固树立为学校中心工作服务的观念，为各院（系）、部、机关各职能部门和学校领导提供良好的服务。
四、完成校领导交办的其他工作。

院办工作人员岗位职责

一、院长办公室主任岗位职责：
1、协助学校领导了解、掌握党的路线、方针、政策和国家的法律、法令在本校的贯彻执行情况。做好调研工作，对倾向性问题提出分析意见和处理办法，供校领导决策参考。
2、组织起草学校综合性的行政报告、总结、规划和决议等文件。组织拟定全校性的规章制度，以学校名义发布的有关行政事项布告和通告等。
3、安排校长办公会议和学校行政例会，做好记录、发布纪要，会后检查决定贯彻执行情况。
4、协调有关部门共同办理全校性工作，如教代会、校运会、开学典礼、毕业典礼、重要节庆活动、安全保卫工作以及学期开学和结束的各种活动等。
5、主持院长办公室的全面工作，抓好办公室的思想作风建设和制度建设，不断提高员工的思想素质、业务水平，关心员工生活。
6、负责对外联络，扩大学校知名度，搞好校友会工作。
7、做好校领导交办的其他工作。

二、院长办公室副主任（兼国际交流办主任）岗位职责：
1、在校领导的领导下，制定学校的外事工作计划。
2、总体负责学校外事工作。
3、统筹安排学校领导外事活动。
4、指导、协调学校相关部门外事活动。
5、开展校际交流活动。
6、落实校际合作协议。
7、负责合作办学项目相关事宜。
8、制定聘请外籍专家计划。
9、组织协调举办国际会议。
10、港澳台事务。
11、留学生（交流学生）工作。
12、提供最新外事信息和咨询服务。
13、外事工作的专项报告。
14、统筹负责外事档案管理。
15、完成校领导交办的其他任务。

三、院长办公室副主任岗位职责：
1、配合主任协管学校信息工作，并审核上报学校重要信息。
2、配合主任协管综合统计工作，审核上报统计报表和校情数据。
3、组织学校年鉴的编撰及审核工作。
4、配合院办主任做好各类接待、会务以及校友会工作。
5、负责办公自动化工作。
6、做好校领导及主任交办的其他工作。

四、机要秘书岗位职责：
1、负责起草、初审各类行政文稿（通知、计划、简报、总结及上报文件等）；
2、负责行政各类文件及请示件的印发、流程、管理和督办；
3、负责机要文件的收发及保密工作；
4、指导各院（系）部及职能处室的公文处理；
5、做好会议记录，整理相关会议资料；
6、承担部门兼职档案员工作，做好各类行政文件及部门资料的整理归档工作；
7、完成校领导及主任交办的其他工作。

五、信息秘书岗位职责：
1、负责学校综合统计工作，组织收集、整理、核定、管理、报送和公布学校基本统计数据信息，协调各行政部门对外报送专项统计数据；牵头协调上级部门专项报表的报送工作；
2、承担网上行政办公系统的建设工作和运行、维护、更新工作；
3、管理校园网上学校主页的行政信息；
4、负责学校领导及本部门计算机的维护保养工作；
5、负责“院长信箱”的管理，及时协调处理相关事宜，做好督查和回复工作；
6、负责学校年鉴的编撰工作；
7、负责办公室固定资产的维护保管及礼品管理。
8、完成校领导及主任交办的其他工作

六、行政秘书岗位职责：
1、负责学校行政综合事务的日常管理（如每周会议安排、会议室管理等）；
2、负责学校行政印章、法人代表印章、介绍信、办公电话等的管理；
3、安排学校领导公务活动的用餐、用车等；
4、负责会务安排工作；
5、负责部门内、外勤工作；
6、完成校领导及主任交办的其他工作

七、外联秘书岗位职责：
1、负责校内沟通协调及校外联络工作；
2、负责学校对外信息上报宣传工作，收集整理和提供学校的政务信息；
3、负责学校内部交流信息的编印及对外宣传文稿的撰写；
4、负责来宾的接待工作；
5、协助会务安排工作；
6、承担校友会秘书处有关事务工作；
7、完成校领导及主任交办的其他工作

八、外事翻译（交流接待）岗位职责：
1、接待：负责制订外事接待计划，具体安排学校领导的外事接待活动，指导和组织协调相关部门完成外事接待活动。
2、翻译（口译、笔译）：负责学校领导外事接待现场口译、合作项目谈判以及各类相关资料的翻译；学校主页的英文资料的提供、对外宣传的英文文字翻译工作。重要邮件和文件的翻译工作。
3、外籍专家：负责来校外籍专家的管理，审核、草拟并提供邀请外籍专家办理入境手续所需的材料等工作，指导、协助院（系）、部做好接待工作和安排外籍专家在校期间的活动。
4、外事网络队伍建设：负责学校外事网络建设，开展日常工作和组织外事联络员活动。
5、参与外事出访计划落实，负责联络、沟通国外院校，落实出访工作，具体落实学校及院（系）、部的考察活动任务，落实接待计划、协调安排、准备办理出国签证的各类材料。
6、负责学校外事信息、交流、简报、报道等有关文字工作；负责了解、收集国外院校相关信息和其所在国家的教育体制等有关政策。
7、协助部门领导制定本部门发展规划、工作计划；负责提供学校外事活动的背景信息材料。
8、参与交流合作项目外事接待、联络等各类事务；负责起草与国外院校联络、沟通的书信和文字材料以及对外联系；草拟学校校际交流协议，合作项目协议英文版本。
9、参与留学生（交流学生）的管理及联络工作，提供相关手续、证明服务工作。
10、完成领导交办的其它任务。